Datenschutzerklärung für Geschäftskunden und Lieferanten
Datenschutzerklärung für Geschäftskunden und Lieferanten
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus der Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 – „DSGVO“) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“) geben.
Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten von Personen, mit denen wir Vertrags- oder Geschäftsbeziehungen eingehen, sowie von Organen, Geschäftsführern, Key Account Managern oder anderen Mitarbeitern unserer Vertrags- oder Geschäftspartner, die wir im Rahmen von bestehenden oder sich anbahnenden Vertrags- und Geschäftsbeziehungen verarbeiten. Hierzu gehören u.a. bestehende oder potenzielle Zulieferer, Dienstleister, Kunden oder Berater sowie bestehende oder potenzielle Kooperationspartner oder anderweitige Partnerunternehmen.
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Für die in dieser Datenschutzerklärung dargestellten Datenverarbeitungen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die
JUTEC Hitzeschutz und Isoliertechnik GmbH
Am Autobahnkreuz 6-8
26180 Rastede
Telefon: +49 (0) 4402 – 86 32 – 0
E-Mail: info@jutec.com
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
OnPoint-IT GmbH
Am Strehl 153-155
26125 Oldenburg
Telefon: +49 (0) 441 – 380 385 70
E-Mail: datenschutz@jutec.com
2. Quellen und Arten personenbezogener Daten
Wir verarbeiten in erster Linie solche personenbezogenen Daten, die uns die betroffenen Personen im Rahmen von Vertrags- und Geschäftsbeziehungen selbst zur Verfügung stellen oder die wir von den jeweiligen Vertrags- und Geschäftspartnern erhalten (z.B. von Ihren Kollegen, mit denen wir bereits in Kontakt stehen), etwa im Rahmen der Bearbeitung einer Anfrage oder eines Auftrags. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Handelsregister, Presse, Internet) erheben oder von Dritten (z.B. Kreditauskunfteien, Geschäftspartner) erhalten. Auf eine Erhebung von personenbezogenen Daten aus Drittquellen werden wir gesondert hinweisen.
Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere Personalien (wie z.B. Name, Vorname, Anschrift, Bankverbindung, Rechnungsanschrift, Steuernummer / USt-Id.) und andere Kontaktdaten (wie z.B. Telefonnummer, E-Mailadresse). Darüber hinaus können dies auch Vertrags- oder Auftragsdaten (z.B. Umsatzdaten, Volumen, Planmengen), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten), Daten zu Ihrer Person (z.B. Geschäftsinteressen, Beruf, Branche, Position, Aufgaben und Befugnisse) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.
Der Umfang, der zu einer Person verarbeiteten Daten variiert dabei je nachdem, in welcher Funktion die Person uns gegenüber auftritt, etwa welche Position sie bei dem jeweiligen Geschäftspartner bekleidet.
3. Rechtsgrundlagen, Verarbeitungszwecke und berechtigte Interessen
- 3.1 Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken bzw. zur Verfolgung der folgenden berechtigten Interessen, jeweils auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:
Zweck
| Verarbeitung/berechtigtes Interesse
| Rechtsgrundlage
|
Werbung
| Auswahl von und Direktansprache mit Werbung per elektronischer Post (einschließlich Newslettern) und/oder Telefon
| Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 7 Abs. 3 UWG
|
Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen mit Ihnen oder Ihrem Beschäftigungsunternehmen
| Kauf- und Lieferverträge (z.B. Bearbeitung von An- und Verkaufsanfragen, Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Unterzeichnung von Vertragsdokumenten, Durchführung von An- und Verkäufen, Abrechnung und Abwicklung von Kaufpreiszahlungen; Dienstleistungs- und Werkverträge sowie anderweitige Auftragsverhältnisse (z.B. Bearbeitung und Sichtung von entsprechenden Angeboten und Anfragen; Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Unterzeichnung von Vertragsdokumenten, Abwicklung von Zahlungen; Versendung von Informationsschreiben); | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO
|
Kundenbetreuung
| Optimale Kontaktbetreuung/-beziehung, auch bezüglich der Mitarbeiter unserer Geschäftspartner;
| Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
|
Eigene Geschäftszwecke inkl. Geschäftsprozessoptimierung
| Optimierung unserer Geschäftsprozesse, wie z.B. durch Führen einer Lieferanten- oder Interessenten-Datenbank, auch im Rahmen eines „Customer Relationship Managements“; Zentralisierung bzw. Auslagerung von Unternehmensfunktionen; Minderung von Ausfallrisiken in unseren Geschäftsprozessen durch Konsultation von Auskunfteien (wie z.B. Creditreform, Bürgel) sowie Ermittlung von Scorewerten (Profiling), die uns dabei unterstützen, die Wahrscheinlichkeit auf Grundlage eines anerkannten mathematisch-statistischen Verfahrens zu bewerten, inwiefern Vertragspartner ihren Zahlungsverpflichtungen vertragsgemäß nachkommen werden; | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
|
- 3.2 Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen und der Durchführung von Marktforschung.
- 3.3 Weitere Datenverarbeitungen erfolgen aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): beispielsweise zur Erfüllung steuerrechtlicher und anderer gesetzlicher Kontroll- und Meldepflichten, sowie der Prüfung durch Steuer- oder andere Behörden und zur Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
4. Empfänger personenbezogener Daten
Unter Umständen erfolgt (über die bereits zuvor genannten Fälle hinaus) eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken; im Einzelnen:
- 4.1 Wenn es zur Aufklärung oder Verfolgung rechtswidriger bzw. missbräuchlicher Vorfälle erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an unsere rechtlichen Berater, die Strafverfolgungsbehörden sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges bzw. missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch dann stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von vertraglichen Regelungen zwischen uns und unseren Vertrags- und Geschäftspartnern dient.
- 4.2 Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind vor allem Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden.
- 4.3 Sofern es für Bearbeitung Ihrer Anfrage oder den Abschluss bzw. die Durchführung eines Vertrags- oder Geschäftsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, sowie im Falle zentralisierter bzw. ausgelagerter Unternehmensfunktionen können Ihre Daten für die Erfüllung der obengenannten Zwecke an mit uns verbundene Unternehmen weitergegeben werden.
- 4.4 Gelegentlich sind wir für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke bzw. zur Erbringung unserer Leistungen auf unter Umständen außerhalb der EU bzw. des EWR ansässige, vertraglich verbundene Fremdunternehmen oder anderweitige Kooperationspartner sowie externe Dienstleister angewiesen, beispielsweise Makler, Logistikunternehmen, IT-Dienstleister, Wirtschaftsberater und Finanzinstitute. In solchen Fällen werden Informationen an diese Unternehmen bzw. Einzelpersonen weitergegeben, um diesen die weitere Bearbeitung zu ermöglichen. Soweit es sich dabei um Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR handelt, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau etwa durch den Abschluss entsprechender Verträge mit dem Datenempfänger sicher.
- 4.5 Im Rahmen der Weiterentwicklung unseres Geschäfts kann es dazu kommen, dass sich die Struktur unseres Unternehmens wandelt, indem die Rechtsform geändert wird, Tochtergesellschaften, Unternehmensteile oder Bestandteile gegründet, gekauft oder verkauft werden. Bei solchen Transaktionen werden die Kundeninformationen zusammen mit dem zu übertragenden Teil des Unternehmens weitergegeben. Bei jeder Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte in dem vorbeschriebenen Umfang tragen wir dafür Sorge, dass dies in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den einschlägigen Datenschutzgesetzen erfolgt.
5. Verarbeitungsdauer
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten während der Dauer Ihrer Beschäftigung bei einem unserer Geschäftspartner, jedoch nicht länger als bis zur endgültigen Beendigung der jeweiligen Geschäftsbeziehung zwischen uns und Ihrem Beschäftigungsunternehmen. Vorgangsbezogene Informationen (etwa bezüglich eines konkreten Vertrags- oder Auftragsverhältnisses) löschen wir nach Beendigung des jeweiligen Vorgangs, z.B. Erfüllung eines Liefervertrages, mit einer Frist von drei Jahren nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres, es sei denn diese unterliegen längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (etwa der sechs- bzw. zehnjährigen Aufbewahrung gemäß § 257 des Handelsgesetzbuchs); in einem solchen Fall werden die betroffenen Daten für jegliche weitere Verarbeitung gesperrt.
6. Betroffenenrechte
- 6.1 Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen stehen Ihnen ebenso die folgenden Rechte zu:
- Recht auf Berichtigung: Ihnen steht ein Recht auf Berichtigung von falschen, Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu.
- Recht auf Löschung: Zudem können Sie die Löschung von Ihren personenbezogenen Daten verlangen, etwa wenn Ihre Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben ferner das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen; in einem solchen Fall werden die Daten für jegliche Verarbeitung gesperrt. Dieses Recht besteht insbesondere, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zwischen Ihnen und uns umstritten ist.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, steht Ihnen zudem das Recht zu, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern und soweit Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben.
- Recht auf Widerruf einer Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
- Recht auf Widerspruch: Darüber hinaus können Sie einer Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Dies gilt jedoch lediglich in solchen Fällen, in denen wir eine Datenverarbeitung zur Erfüllung eines berechtigten Interesses vornehmen. Falls Sie einen solchen Grund vortragen können und wir kein zwingendes, schutzwürdiges Interesse an der weiteren Verarbeitung geltend machen können, werden wir diese Daten für den jeweiligen Zweck nicht weiterverarbeiten.
- 6.2 Sollten Sie Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten wünschen, Ihre anderweitigen Rechte geltend machen wollen oder Fragen zum Datenschutz bei uns haben, können Sie sich unter den oben genannten Kontaktdaten mit uns in Verbindung setzen.
- 6.3 Sie haben ferner das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.
7. Stand und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Stand dieser Datenschutzerklärung ist Juni 2024.
Die Weiterentwicklung unseres Unternehmens kann sich auch auf den Umgang mit personenbezogenen Daten auswirken. Wir behalten uns deshalb vor, diese Datenschutzerklärung künftig im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze zu ändern und gegebenenfalls an geänderte Datenverarbeitungsrealitäten anzupassen. Auf wesentliche, inhaltliche Änderungen werden wir Sie gesondert hinweisen.
Data Protection Notice for business customers and suppliers
With the following information, we would like to give you an overview of how we process your personal data and about your rights under the General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679 – “GDPR”) and the Federal Data Protection Act (“BDSG”).
This data protection notice applies to personal data of persons with whom we enter into contractual or business relationships, as well as of officers, directors, key account managers or other employees of our contractual or business partners, which we process in the context of existing or prospective contractual and business relationships. This includes, but is not limited to, existing or potential suppliers, service providers, customers or consultants as well as existing or potential cooperation partners or other partner companies.
1. Controller and data protection officer
The controller within the meaning of the GDPR for the data processing described in this data protection notice is the
JUTEC Hitzeschutz und Isoliertechnik GmbH
Am Autobahnkreuz 6-8
26180 Rastede
Telephone: +49 (0) 4404 – 86 32 – 0
E-mail: info@jutec.com
You can reach our data protection officer at:
OnPoint-IT GmbH
Am Strehl 153-155
26125 Oldenburg
Telephone: +49 (0) 441 380 385 70
E-mail: datenschutz@jutec.com
2. Sources and types of personal data
We primarily process personal data that the data subjects themselves provide to us in the context of contractual and business relationships or that we receive from the respective contractual and business partners (e.g. from your colleagues with whom we are already in contact), for example in the context of processing an enquiry or an order. In addition, we process personal data that we collect from publicly accessible sources (such as the commercial register, the press, the internet) or receive from third parties (e.g. credit agencies, business partners). We will refer separately to any collection of personal data from third party sources.
Relevant personal data are in particular personal details (such as surname, first name, address, bank details, billing address, tax number/USt-Id.) and other contact data (such as telephone number, e-mail address). In addition, this may also be contract or order data (e.g. turnover data, volumes, planned quantities), data from the fulfilment of our contractual obligations, information about your financial situation (e.g. creditworthiness data), personal data (e.g. business interests, profession, industry, position, duties and powers) and other data comparable with the categories mentioned.
The scope of the data processed about a person varies depending on the function in which the person appears to us, such as the position he or she holds with the respective business partner.
3. Legal Bases, Purposes of Processing and Legitimate Interests
- 3.1 We process personal data for the following purposes on the basis of the following legal bases:
Purpose
| Processing activity/legitimate interest
| Legal bases
|
Marketing
| Selection of and direct approach with marketing by electronic mail (including newsletters) and/or telephone.
| Art. 6 (1) lit. a GDPR ; Art. 6 (1) lit. f GDPR i.c.w. Sec. 7 para. 3 UWG
|
Preparation, execution and settlement of contracts with you or your employment company
| • Purchase and supply contracts (e.g. processing of purchase and sales inquiries, authentication of contractual partners, preparation and signing of contractual documents, execution of purchases and sales, settlement and processing of purchase price payments; • Service and work contracts and other contractual relationships (e.g. processing and reviewing corresponding offers and inquiries; authenticating contractual partners, preparing and signing contractual documents, processing payments; sending information letters); • | Art. 6 (1) lit. b and lit. f GDPR
|
Customer care
| Optimal contact support/relationship, also regarding the employees of our business partners
| Art. 6 (1) lit. f GDPR
|
Business purposes including business process optimization
| • Optimization of our business processes, e.g. by maintaining a supplier or prospect database, also as part of “customer relationship management”; • Centralization or outsourcing of corporate functions; • Mitigation of default risks in our business processes by credit agencies (e.g. Creditreform, Bürgel) and determining score values (profiling), which help us to assess the probability of contractual partners meeting their payment obligations in accordance with the contract on the basis of a recognized mathematical-statistical procedure; • | Art. 6 (1) lit. f GDPR
|
- 3.2 Furthermore, we process your data to protect our legitimate interests (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR) in the assertion and defence of legal claims and to carry out market research.
- 3.3 Further data processing is carried out on the basis of legal obligations (Art. 6 para. 1 lit. c DSGVO): for example, for the fulfilment of tax law and other legal control and reporting obligations, as well as audits by tax or other authorities and for compliance with legal retention periods;
4. Recipients of personal data
Your personal data may be passed on (in addition to the cases already mentioned above) for the above-mentioned purposes; in detail:
- 4.1 If it is necessary for the clarification or prosecution of illegal or abusive incidents, personal data will be forwarded to our legal advisors, the law enforcement authorities and, if applicable, to injured third parties. However, this only happens if there are concrete indications of illegal or abusive behaviour. Data may also be passed on if this serves to enforce contractual provisions between us and our contractual and business partners.
- 4.2 We are also legally obliged to provide information to certain public authorities upon request. These are primarily law enforcement agencies, authorities that prosecute administrative offences subject to fines and the tax authorities.
- 4.3 To the extent necessary to process your request or to establish or implement a contractual or business relationship with you, and in the case of centralised or outsourced corporate functions, your data may be passed on to our affiliates for the purposes set out above.
- 4.4 Occasionally, we rely on contracted third-party companies or other collaborative partners and external service providers located outside the EU/EEA to fulfil the purposes described in this data protection notice or to provide our services, such as brokers, logistics companies, IT service providers, business advisors and financial institutions. In such cases, information is passed on to these companies or individuals to enable them to continue processing. Insofar as these are entities outside the EU or the EEA, we ensure an appropriate level of data protection, for example by concluding corresponding contracts with the data recipient.
- 4.5 As our business evolves, the structure of our business may change by changing legal form, establishing, buying or selling subsidiaries, divisions or components. In such transactions, customer information will be shared along with the part of the business being transferred. In any transfer of personal data to third parties to the extent described above, we will ensure that this is done in accordance with this data protection notice and the relevant data protection laws.
5. Duration of the processing
We process your personal data for the duration of your employment with one of our business partners, but no longer than until the final termination of the respective business relationship between us and your employment company. We delete transaction-related information (e.g. relating to a specific contractual or order relationship) after the end of the respective transaction, e.g. fulfilment of a supply contract, with a period of three years after the end of the respective calendar year, unless these are subject to longer statutory retention obligations (e.g. the six or ten-year retention period pursuant to Sec. 257 of the German Commercial Code – “Handelsgesetzbuch”); in such a case, the data concerned are blocked for any further processing.v
6. Data subject rights
- 6.1 You have the right to obtain information about the data stored about you at any time. Upon presentation of the respective requirements, you are also entitled to the following rights:
- Right to rectification: You have the right to rectify any inaccurate personal data relating to you.
- Right to erasure: You can also request the erasure of your personal data, for example if your data is no longer necessary for the purposes for which it was collected or otherwise processed.
- Right to restriction of processing: You also have the right to request the restriction of the processing of your personal data; in such a case, the data will be blocked for any processing. This right exists in particular if the accuracy of the personal data is disputed between you and us.
- Right to data portability: Where we process your personal data for the performance of a contract with you or on the basis of your consent, you also have the right to receive your personal data in a structured, commonly used and machine-readable format, if and to the extent that you have provided us with the data.
- Right to revoke consent: If you have given us consent to process your personal data, you can revoke this consent at any time. The revocation of consent does not affect the lawfulness of the processing carried out on the basis of the consent until the revocation.
- Right to object: In addition, you may object to data processing for reasons arising from your particular situation. However, this only applies in cases where we are processing data to fulfil a legitimate interest. If you can present such a reason and we cannot assert a compelling interest worthy of protection in the further processing, we will no longer process this data for the respective purpose.
- 6.2 If you would like information about the data stored about you, wish to exercise your other rights, or have any questions about data protection with us, you can contact us using the contact details above.
- 6.3 You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority at any time, in particular with a supervisory authority in the member state of your place of residence, your place of work or the place of the alleged infringement, if you are of the opinion that the processing of personal data relating to you violates data protection provisions.
7. Status and amendment of this Data Protection Notice
The status of this data protection notice is June 2024.
The further development of our company may also affect the handling of personal data. We therefore reserve the right to amend this data protection notice in the future within the framework of the applicable data protection laws and, if necessary, to adapt it to changed data processing realities. We will notify you separately of any significant changes to the content.